Comment mener une campagne de renouvellement des licences sans rien oublier ?
Cette checklist s'adresse aux bureaux de clubs sportifs et aux bénévoles chargés des licences. Elle suit la chronologie d'une saison : préparation avant l'été, ouverture, suivi des dossiers, relances, puis clôture et transmission à la fédération. Elle complète la méthode décrite dans réussir sa campagne de renouvellement ; l'estimateur de temps bénévole chiffre la charge en amont.
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Avant l'été : préparer la campagne
Relire les consignes de la fédération pour la saison à venir : pièces exigées, calendrier, tarifs de licence
Mettre à jour le fichier des adhérents : coordonnées, dates de naissance, catégories de la nouvelle saison
Repérer les adhérents dont le certificat médical arrive à échéance et qui devront en fournir un nouveau
Faire voter ou arrêter le montant des cotisations par catégorie et les réductions accordées
Fixer les dates d'ouverture, de première relance et de clôture des renouvellements
Préparer le bulletin de renouvellement et la liste exacte des pièces à fournir
Désigner qui, au bureau, suit les dossiers, qui encaisse et qui relance
Prévoir une permanence d'inscription ou un créneau d'accueil à la reprise
À l'ouverture : informer les adhérents
Envoyer l'annonce d'ouverture à tous les adhérents de la saison passée
Indiquer clairement les dates limites, les pièces attendues et leur format
Rappeler le montant de la cotisation, les moyens de paiement et les facilités possibles
Préciser les règles du certificat médical et du questionnaire de santé selon l'âge
Informer sur les garanties d'assurance incluses et la garantie individuelle accident facultative
Donner un contact unique pour les questions des familles
Afficher les informations au club et sur les supports habituels
Pendant la campagne : suivre chaque dossier
Enregistrer chaque bulletin reçu le jour même dans le fichier unique du club
Contrôler l'identité, la date de naissance et la catégorie de chaque adhérent
Vérifier la pièce médicale fournie : certificat daté ou questionnaire de santé complété
Vérifier l'autorisation parentale et les signatures pour chaque mineur
Pointer la cotisation reçue et son mode de paiement, dossier par dossier
Marquer chaque dossier comme complet, incomplet ou en attente de paiement
Classer les pièces sensibles dans un espace à accès restreint
Répondre aux questions des familles dans un délai raisonnable
Relancer les retardataires
Établir la liste des adhérents sans dossier à la première échéance
Établir la liste des dossiers incomplets avec la pièce précise qui manque
Envoyer une première relance courtoise, avec la date limite et le contact du club
Ne relancer que les adhérents réellement en retard, jamais ceux déjà à jour
Noter la date et le canal de chaque relance pour éviter les doublons
Prévoir une seconde relance, puis un appel personnel pour les derniers dossiers
Mesurer l'avancement par rapport à l'objectif de renouvellement fixé
Clôturer et transmettre à la fédération
Relire l'ensemble des dossiers complets avant transmission : catégories, pièces, montants
Transmettre les licences par lots de dossiers complets, sans dossier partiel
Suivre les retours de la fédération et corriger les dossiers renvoyés
Confirmer à chaque adhérent la validation de sa licence
Arrêter la liste des adhérents non renouvelés et décider de la dernière relance
Archiver les bulletins signés et les pièces selon la durée de conservation décidée par le club
Noter ce qui a bloqué cette saison pour ajuster la campagne suivante
Comment utiliser ce modèle
À imprimer une fois par saison, avant l'été, et à conserver dans le classeur du secrétariat ou à afficher dans le local du club.
Le secrétaire ou le responsable des licences coche les points, mais les sections relances et cotisations se partagent avec le trésorier.
Les points liés au certificat médical et aux pièces exigées dépendent de chaque fédération : à vérifier selon les textes en vigueur et les consignes de la saison.
Une fois la campagne close, garder la checklist cochée : elle sert de compte rendu au bureau et de point de départ pour l'année suivante.
Quand faut-il commencer à cocher cette checklist ?
Dès la fin de la saison précédente, avant les vacances d'été. La section de préparation demande de relire les consignes de la fédération et de mettre à jour le fichier des adhérents, deux tâches impossibles à bâcler en septembre quand les dossiers arrivent déjà.
La checklist vaut-elle pour toutes les disciplines ?
Oui dans sa structure, non dans le détail des pièces. Chaque fédération fixe ses propres exigences sur le certificat médical, le questionnaire de santé et les documents à joindre. Adaptez les points concernés aux consignes de votre fédération pour la saison en cours.
Comment suivre l'avancement de la campagne sans tableur ?
La checklist ne remplace pas le suivi dossier par dossier, elle cadre les étapes. Le suivi des adhérents peut se tenir dans un fichier unique du club ou dans un outil comme LicenceClub, qui affiche le statut de chaque pièce et relance les retardataires. La projection des renouvellements proposée dans nos ressources aide à mesurer l'écart avec l'objectif.
Que faire d'un dossier encore incomplet à la clôture ?
Ne pas le transmettre à la fédération et ne pas laisser l'adhérent pratiquer en compétition tant que la licence n'est pas validée. Contactez la famille personnellement, précisez la pièce manquante et fixez une dernière date. Un dossier partiel transmis revient presque toujours et retarde tout le lot.
LicenceClub aide les clubs sportifs et leurs bénévoles à suivre les licences de leurs adhérents, gérer les renouvellements et rassembler les pièces nécessaires sans se noyer dans les tableurs.