Glossaire : 33 termes expliqués

Adhérent: Personne inscrite au club pour la saison, qui a rempli le bulletin d'adhésion, fourni les pièces demandées et réglé sa cotisation ou accepté un échéancier. Dans un club sportif, l'adhérent est le plus souvent aussi licencié auprès de la fédération, mais les deux notions restent distinctes : un bénévole ou un membre du bureau peut adhérer sans pratiquer, et une licence peut être en attente alors que l'adhésion est enregistrée. Le fichier des adhérents suit chaque personne avec son statut, ses pièces et sa cotisation.
Voir aussi : Quelles actions permettent de fidéliser les adhérents d'un club sportif d'une saison à l'autre ?.
Affiliation: Rattachement d'un club à sa fédération, renouvelé chaque saison, qui lui permet de délivrer des licences et d'engager ses équipes en compétition. Par extension, le terme désigne dans les clubs la transmission des dossiers de licence à la fédération pour validation. Un dossier incomplet ou erroné provoque un aller-retour administratif qui retarde la licence, et donc la possibilité pour l'adhérent de jouer. La rigueur en amont, avec une relecture de chaque dossier avant envoi, est le meilleur moyen de limiter ces retours.
Voir aussi : Comment préparer les dossiers d'affiliation à la fédération sans multiplier les allers-retours administratifs ?.
Assurance responsabilité civile: Garantie généralement incluse dans la licence, qui couvre les dommages qu'un licencié pourrait causer à un tiers dans le cadre de la pratique sportive. Elle constitue le socle de la couverture liée à la licence, mais ne prend pas en charge les blessures que le licencié se cause à lui-même sans tiers responsable. Cette distinction est la source de la plupart des malentendus au moment d'un accident. Le club a un devoir d'information sur ce qui est inclus et sur les options disponibles.
Voir aussi : Que couvre réellement l'assurance liée à la licence pour protéger les licenciés d'un club sportif ?.
Autorisation parentale: Document par lequel les responsables légaux d'un mineur autorisent son inscription au club, sa participation aux entraînements, aux compétitions et aux déplacements, et souvent l'intervention médicale d'urgence. Elle est fréquemment intégrée au bulletin d'inscription et accompagne le questionnaire de santé rempli par les parents. Son absence est l'un des motifs les plus fréquents de dossier incomplet au moment de l'affiliation. Le club la conserve avec les autres pièces du dossier de licence, pour la durée de la saison.
Voir aussi : Comment préparer les dossiers d'affiliation à la fédération sans multiplier les allers-retours administratifs ?.
Bureau du club: Groupe restreint de dirigeants élus qui assure la gestion courante du club, composé le plus souvent d'un président, d'un secrétaire et d'un trésorier, parfois assistés d'adjoints ou de responsables de section. C'est le bureau qui tient le fichier des adhérents, organise la campagne de renouvellement, encaisse les cotisations et transmet les licences à la fédération. Son renouvellement impose une passation soignée : quand la logique du suivi des licences ne vit que dans la tête d'une personne, son départ fragilise tout le club.
Voir aussi : Comment recruter et fidéliser les bénévoles indispensables au bon fonctionnement d'un club sportif ?.
Campagne de renouvellement: Période, généralement située entre la fin de l'été et le milieu de l'automne, pendant laquelle le club invite ses adhérents de la saison passée à se réinscrire, collecte les pièces, encaisse les cotisations et transmet les licences. Une campagne réussie repose sur une préparation avant l'été, une communication claire des dates et des pièces, des relances régulières aux seuls dossiers incomplets et une clôture nette. Le temps bénévole qu'elle consomme peut être estimé à l'avance pour répartir la charge.
Voir aussi : Comment réussir sa campagne de renouvellement des licences sportives à chaque rentrée de saison ?, Estimateur de temps bénévole de campagne.
Catégorie d'âge: Tranche d'âge définie par la fédération, qui détermine dans quelle équipe un adhérent peut jouer, quel type de licence lui est délivré et souvent quel tarif s'applique. Les catégories sont calculées à partir de l'année de naissance et de dates de référence propres à chaque discipline. Une date de naissance erronée dans le fichier décale l'adhérent de catégorie et fait revenir le dossier au moment de l'affiliation. C'est l'une des vérifications à faire avant toute transmission à la fédération.
Voir aussi : Comment préparer les dossiers d'affiliation à la fédération sans multiplier les allers-retours administratifs ?.
Certificat médical de non contre-indication: Document établi par un médecin attestant qu'il n'a pas constaté de contre-indication à la pratique de la discipline concernée, en compétition ou en loisir. Selon l'âge de l'adhérent, la discipline et l'ancienneté du dernier certificat, la fédération l'exige ou accepte à la place un questionnaire de santé. Sa durée de validité et ses modalités varient d'une fédération à l'autre : le club se réfère aux consignes de la saison en cours. Une licence ne doit jamais être délivrée sans la pièce requise.
Voir aussi : Quelles sont les règles à connaître sur le certificat médical pour délivrer une licence sportive ?.
Clôture des inscriptions: Date annoncée aux adhérents au-delà de laquelle le club ne prend plus de dossiers de renouvellement, ou date limite de transmission des licences imposée par la fédération, selon celle qui contraint le plus. Elle structure toute la campagne : les relances se calent sur elle et la projection des renouvellements se calcule à partir des jours qui la séparent de l'ouverture. Une clôture ferme, communiquée dès le départ, réduit le nombre de dossiers qui traînent jusqu'en novembre.
Voir aussi : Projection des renouvellements avant clôture.
Cotisation: Somme versée par l'adhérent au club pour la saison, qui finance les charges de fonctionnement et inclut le plus souvent la part reversée à la fédération pour la licence. Son montant est voté en assemblée générale et peut être décliné par catégorie, avec des réductions pour les fratries ou les bénévoles. Le suivi des cotisations gagne à rester relié au dossier de licence, pour ne pas encaisser sans savoir si les pièces sont arrivées ni relancer un adhérent déjà à jour.
Voir aussi : Comment suivre efficacement les cotisations et les paiements des adhérents dans un club sportif ?, Calculateur de cotisation d'équilibre.
Dossier de licence: Ensemble des éléments réunis par le club pour un adhérent avant de demander sa licence à la fédération : bulletin d'inscription, certificat médical ou questionnaire de santé, autorisation parentale pour un mineur, photo, éventuel document de mutation, prise de connaissance des garanties d'assurance et cotisation. Un dossier est dit complet quand toutes les pièces exigées sont présentes et vérifiées. Suivre le statut de chaque pièce plutôt qu'un statut global permet des relances précises.
Voir aussi : Comment préparer les dossiers d'affiliation à la fédération sans multiplier les allers-retours administratifs ?.
Échéance de saison: Date clé du calendrier des licences : ouverture des inscriptions, dates des relances, clôture annoncée aux adhérents, limite de transmission à la fédération, date à partir de laquelle un joueur sans licence validée ne peut plus participer. Ces échéances varient selon la fédération et la discipline. Les inscrire dès le début de l'été dans un calendrier partagé par le bureau évite le sprint de rentrée et permet de répartir le travail des bénévoles sur plusieurs semaines.
Voir aussi : Comment réussir sa campagne de renouvellement des licences sportives à chaque rentrée de saison ?.
Entente: Regroupement de plusieurs clubs qui mettent en commun leurs licenciés d'une catégorie pour constituer une équipe, quand aucun d'eux n'a assez d'effectif seul. Chaque adhérent reste licencié dans son club d'origine, mais le suivi doit permettre de savoir qui joue sous quelle bannière. Pour le bureau, l'entente ajoute une couche de coordination : listes partagées entre clubs, pièces vérifiées par chacun, cotisations encaissées séparément. Une vue consolidée des effectifs facilite ce travail.
Fédération: Organisme qui régit une discipline sportive, délivre les licences, organise les compétitions et fixe les règles applicables aux clubs affiliés : pièces exigées, certificat médical ou questionnaire de santé, catégories d'âge, part financière reversée par licence, calendrier de transmission. Chaque fédération a ses propres consignes, parfois plus strictes que le cadre général, et les met à jour d'une saison à l'autre. Le club se réfère toujours aux exigences de sa fédération pour la saison en cours avant de communiquer aux familles.
Voir aussi : Quelles sont les règles à connaître sur le certificat médical pour délivrer une licence sportive ?.
Fichier des adhérents: Base de référence du club qui recense chaque adhérent avec son identité, ses coordonnées, sa catégorie, sa section, le statut de ses pièces, sa cotisation et l'état de sa licence. C'est la colonne vertébrale du suivi des licences : il doit rester unique, mis à jour le jour même où une information arrive et accessible à tout le bureau avec des droits adaptés. Un tableur partagé par mail ou un logiciel dédié peuvent le tenir, l'essentiel étant qu'il n'en existe qu'une version.
Voir aussi : Pourquoi numériser la gestion des licences de son club plutôt que de rester sur des tableurs partagés ?.
Garantie individuelle accident: Assurance qui indemnise le licencié pour les dommages corporels qu'il subit lui-même lors de la pratique, y compris sans tiers responsable. Elle complète la responsabilité civile, qui ne couvre que les dommages causés à autrui. Elle est le plus souvent proposée en option, avec plusieurs niveaux de couverture, et les fédérations informent les adhérents de leur droit à y souscrire. Le club, de son côté, doit expliquer clairement à l'inscription ce qui est inclus et ce qui reste facultatif.
Voir aussi : Que couvre réellement l'assurance liée à la licence pour protéger les licenciés d'un club sportif ?.
Licence loisir: Type de licence délivré aux adhérents qui pratiquent sans participer aux compétitions officielles, par opposition à la licence de compétition. Ses conditions sont souvent allégées : certificat médical ou questionnaire adaptés, part fédérale parfois moindre, catégories moins contraignantes. Chaque fédération définit ses propres types de licence, qui peuvent aussi inclure les dirigeants, les arbitres ou les éducateurs. Le fichier des adhérents doit indiquer le type de licence demandé pour chacun, car il conditionne les pièces à réunir.
Licence sportive: Titre délivré par une fédération, par l'intermédiaire du club, qui atteste de l'appartenance d'un pratiquant à cette fédération pour une saison. Elle ouvre le droit de participer aux entraînements et aux compétitions, s'accompagne généralement d'une assurance et engage le respect des règlements. La licence se renouvelle chaque saison et suppose un dossier complet : pièces exigées, certificat ou questionnaire de santé, cotisation. Tant que la fédération ne l'a pas validée, l'adhérent ne peut pas participer officiellement.
Voir aussi : Comment réussir sa campagne de renouvellement des licences sportives à chaque rentrée de saison ?.
Minimisation des données: Principe selon lequel le club ne collecte que les informations réellement nécessaires à la licence et à la vie de la saison. Chaque donnée conservée est une responsabilité de plus, surtout quand elle concerne un mineur ou relève de la santé, comme un certificat médical. Un bulletin d'inscription sobre, une durée de conservation limitée et un accès réservé aux membres du bureau concernés protègent autant le club que ses adhérents. Ce principe découle des obligations du RGPD, qui s'appliquent à toute association tenant un fichier.
Voir aussi : Comment un club sportif doit-il protéger les données personnelles de ses adhérents au regard du RGPD ?.
Mutation: Changement de club d'un licencié d'une saison à l'autre, encadré par la fédération avec ses propres formalités, délais et parfois frais. Le dossier de licence d'un adhérent muté comporte une pièce supplémentaire, et la fédération peut appliquer des restrictions temporaires de participation. Pour le club d'accueil, il s'agit de repérer dès l'inscription les nouveaux venus issus d'un autre club, afin de réunir le bon document avant la transmission et d'éviter un retour de dossier au moment de l'affiliation.
Voir aussi : Comment préparer les dossiers d'affiliation à la fédération sans multiplier les allers-retours administratifs ?.
Part fédérale: Fraction de la cotisation reversée par le club à la fédération, à la ligue ou au comité pour chaque licence délivrée. Son montant varie selon la fédération, la catégorie d'âge et le type de licence, et se vérifie chaque saison sur le barème en vigueur. Elle est proportionnelle au nombre de licenciés, contrairement aux charges fixes du club, ce qui justifie de la compter à part dans le budget prévisionnel. La différence entre la cotisation et la part fédérale est ce qui reste réellement au club.
Voir aussi : Calculateur de cotisation d'équilibre.
Pièce justificative: Document demandé pour constituer le dossier de licence d'un adhérent : certificat médical ou questionnaire de santé, autorisation parentale, photo d'identité, pièce d'identité, document de mutation, justificatif ouvrant droit à une réduction ou à une aide. La liste dépend de la fédération et du type de licence. Le club a intérêt à la publier dès l'ouverture des inscriptions avec le format attendu, à vérifier chaque pièce à la réception et à suivre pour chacune un statut distinct : reçue, manquante ou périmée.
Voir aussi : Comment préparer les dossiers d'affiliation à la fédération sans multiplier les allers-retours administratifs ?.
Questionnaire de santé: Formulaire que l'adhérent, ou ses responsables légaux pour un mineur, remplit pour renouveler une licence sans nouvelle consultation médicale, à condition que toutes les réponses soient négatives. Dès qu'une réponse signale un changement de situation, un certificat médical redevient nécessaire. Les modalités dépendent de l'âge, de la discipline et de l'ancienneté du dernier certificat, et chaque fédération précise ses exigences. Le club conserve la trace de la réponse mais n'a pas à collecter le détail des questions.
Voir aussi : Quelles sont les règles à connaître sur le certificat médical pour délivrer une licence sportive ?.
Relance: Message envoyé à un adhérent dont le dossier est incomplet ou dont la cotisation reste due, pour lui rappeler ce qui manque et comment régulariser. Une relance efficace est courte, personnalisée et précise : elle nomme la pièce ou le montant concerné. Elle ne doit partir qu'à partir d'une liste de dossiers réellement incomplets, faute de quoi le club agace des adhérents déjà à jour. Les relances représentent le premier poste de temps bénévole d'une campagne et le plus facile à automatiser.
Voir aussi : Comment réussir sa campagne de renouvellement des licences sportives à chaque rentrée de saison ?, Estimateur de temps bénévole de campagne.
Renouvellement: Réinscription d'un adhérent de la saison précédente pour la saison suivante, avec mise à jour de ses informations, fourniture des pièces devenues nécessaires et règlement de la nouvelle cotisation. Le renouvellement se distingue de la nouvelle inscription et sert de base au calcul du taux de renouvellement du club. Un processus simple, qui ne redemande pas les informations déjà connues, est un levier de fidélisation : beaucoup d'adhérents ne partent pas fâchés, mais parce que se réinscrire est devenu compliqué.
Voir aussi : Quelles actions permettent de fidéliser les adhérents d'un club sportif d'une saison à l'autre ?.
RGPD: Règlement européen sur la protection des données personnelles, qui s'applique à toute association dès qu'elle tient un fichier d'adhérents, quelle que soit sa taille. Pour un club sportif, il implique de ne collecter que l'utile, d'informer les adhérents de l'usage de leurs données et de leurs droits, de restreindre l'accès aux membres du bureau concernés, de sécuriser les données de santé et de ne pas conserver indéfiniment les anciens dossiers. Les données de mineurs bénéficient d'une protection renforcée.
Voir aussi : Comment un club sportif doit-il protéger les données personnelles de ses adhérents au regard du RGPD ?.
Saison sportive: Période de référence, définie par la fédération, sur laquelle une licence est valable et autour de laquelle s'organise la vie du club. Elle commence généralement à la fin de l'été et se termine avant l'été suivant, mais ses dates varient selon les disciplines. Le suivi des licences suit ce rythme : préparation avant la reprise, campagne de renouvellement à la rentrée, affiliation à l'automne, bilan et nettoyage du fichier en fin de saison. Un fichier daté par saison évite les confusions d'une année à l'autre.
Voir aussi : Comment réussir sa campagne de renouvellement des licences sportives à chaque rentrée de saison ?.
Section: Subdivision d'un club, par discipline dans un club omnisports ou par groupe d'âge et de pratique dans un club unique, avec souvent un responsable propre. Chaque section a ses créneaux, ses catégories, parfois son tarif et sa propre part de retardataires au renouvellement. Le suivi des licences gagne à être tenu section par section pour la collecte des pièces et les relances, tout en restant consolidé au niveau du bureau pour la trésorerie et la transmission à la fédération.
Surclassement: Autorisation permettant à un licencié de jouer dans une catégorie d'âge supérieure à la sienne, accordée selon des règles propres à chaque fédération et le plus souvent conditionnée à un certificat médical spécifique. Le surclassement ajoute une pièce et une vérification au dossier de licence, et sa validité est limitée à la saison. Pour le club, il s'agit de repérer dès l'inscription les adhérents concernés, afin de ne pas découvrir la pièce manquante à la veille d'une compétition.
Voir aussi : Quelles sont les règles à connaître sur le certificat médical pour délivrer une licence sportive ?.
Tableur partagé: Fichier de type feuille de calcul utilisé par de nombreux clubs pour tenir la liste des adhérents, le statut des pièces et les cotisations, transmis ou modifié par plusieurs membres du bureau. Gratuit et souple, il montre ses limites dès que plusieurs versions circulent, que l'effectif grossit ou que la personne qui en connaît la logique quitte le bureau. Il reste une solution possible pour un petit club rigoureux, à condition de n'en garder qu'une version et de le protéger.
Voir aussi : Pourquoi numériser la gestion des licences de son club plutôt que de rester sur des tableurs partagés ?.
Taux de renouvellement: Proportion des adhérents de la saison passée qui se réinscrivent pour la saison suivante, calculée en divisant le nombre de renouvellements validés par l'effectif précédent. C'est l'indicateur le plus parlant pour juger une campagne et la fidélité des adhérents, à condition de ne compter que les dossiers complets, cotisation comprise. Comparé au taux de l'an passé et projeté à partir du rythme en cours, il permet de savoir avant la clôture s'il faut relancer de façon ciblée.
Voir aussi : Projection des renouvellements avant clôture, Quelles actions permettent de fidéliser les adhérents d'un club sportif d'une saison à l'autre ?.
Trésorier: Membre du bureau chargé des finances du club : encaissement des cotisations, paiement des charges, reversement de la part fédérale, tenue des comptes et préparation du budget présenté en assemblée générale. Dans le suivi des licences, il pointe pour chaque adhérent le montant dû, les réductions, les aides et les paiements reçus, et fournit la liste des cotisations non réglées qui sert aux relances. Un suivi tenu au fil de la saison lui évite de découvrir les impayés au moment du bilan.
Voir aussi : Comment suivre efficacement les cotisations et les paiements des adhérents dans un club sportif ?.
Vue consolidée: Présentation d'ensemble des effectifs, des dossiers et des cotisations de toutes les sections d'un club ou de tous les clubs d'une entente, au-delà du détail tenu par chaque responsable. Elle permet au bureau de connaître d'un coup d'oeil le nombre de licences validées, en attente et incomplètes, le montant encaissé et ce qui reste à relancer. Cette consolidation, fastidieuse quand chaque section tient son propre tableur, est l'un des apports d'un fichier unique partagé par tout le club.
Voir aussi : Pourquoi numériser la gestion des licences de son club plutôt que de rester sur des tableurs partagés ?.

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