Une campagne de renouvellement coûte peu en argent, mais beaucoup en soirées de bénévoles. Cet estimateur chiffre ce temps à partir de votre effectif, de la proportion d'adhérents qui tardent, du nombre de relances qu'il faut leur envoyer et du temps passé sur les dossiers incomplets et la saisie. Il affiche le total d'heures, la part de chaque bénévole et l'équivalent en soirées de deux heures, pour décider ce qu'il faut automatiser ou répartir avant la rentrée.
L'estimateur décompose la campagne en trois postes qui reviennent dans tous les clubs. Le premier est la relance : la part d'adhérents en retard, multipliée par l'effectif, donne le nombre de retardataires ; multiplié par le nombre moyen de relances nécessaires, il donne le nombre de messages à envoyer, chacun valorisé au temps d'une relance manuelle. Le deuxième poste est le traitement des dossiers incomplets, proportionnel à la part de dossiers auxquels il manque une pièce. Le troisième est la saisie et le contrôle, qui concernent tous les adhérents sans exception, y compris ceux qui renouvellent dès le premier jour. La somme est ensuite divisée par le nombre de bénévoles impliqués et convertie en soirées de deux heures, l'unité de mesure la plus parlante pour un bureau de club.
Les valeurs par défaut décrivent un club de taille moyenne qui gère sa campagne dans un tableur partagé et relance par messages individuels. Elles ne sont pas des statistiques officielles : chaque club a sa propre discipline, sa propre proportion de familles et sa propre rigueur de communication. L'outil ne compte pas le temps de préparation en amont (bulletin, calendrier, permanences) ni les échanges avec la fédération après transmission, ni les tâches qui ne dépendent pas de l'effectif. Il ne mesure pas non plus la charge mentale d'une campagne qui traîne jusqu'en novembre, souvent plus lourde que les heures elles-mêmes.
Le poste des relances est le seul qui disparaît presque entièrement avec un envoi automatique. Comparez sa valeur au total : c'est le temps que le bureau peut récupérer sans changer d'organisation.
LicenceClub envoie les relances à votre place et affiche le statut de chaque pièce, pour que la campagne se suive au lieu de se subir.
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