À trois semaines de la clôture, le bureau se demande toujours la même chose : est-on en avance ou en retard sur la saison passée ? Cette projection part des renouvellements déjà validés et du temps écoulé depuis l'ouverture des inscriptions pour calculer votre rythme, puis l'applique aux jours restants en tenant compte du ralentissement habituel des derniers dossiers. Elle affiche le nombre de licences projeté à la clôture, l'écart avec votre objectif et le rythme quotidien à tenir pour l'atteindre.
L'outil calcule d'abord votre rythme de renouvellement : les dossiers déjà validés divisés par le nombre de jours écoulés depuis l'ouverture des inscriptions. Ce rythme est ensuite corrigé par le coefficient de ralentissement choisi, car dans la plupart des clubs les premiers jours concentrent les familles les plus assidues et les suivants s'étirent. Le rythme corrigé, multiplié par les jours restants, s'ajoute aux renouvellements acquis pour donner la projection à la clôture, plafonnée à l'effectif de la saison passée puisqu'un renouvellement ne concerne que des adhérents existants. L'objectif est traduit en nombre d'adhérents à partir du taux visé, et l'écart avec la projection indique combien de dossiers il manque. Le rythme nécessaire, lui, ne dépend pas de la projection : c'est simplement ce qu'il reste à obtenir divisé par les jours restants.
Si la projection dépasse l'objectif, le rythme actuel suffit et l'énergie du bureau peut aller aux nouveaux inscrits. Si elle est en dessous, l'écart en adhérents dit combien de dossiers il faut débloquer, et le rythme nécessaire dit à quel point la fin de campagne doit accélérer : un rythme requis deux fois supérieur au rythme actuel signifie une relance ciblée et immédiate, pas un rappel général. La projection reste une approximation linéaire corrigée : elle ignore les effets d'une permanence d'inscription, d'un tournoi de reprise ou d'une relance groupée, qui créent des pics. Refaites le calcul après chaque temps fort pour actualiser la tendance.
Un adhérent qui a dit qu'il revenait n'est pas renouvelé. Ne renseignez que les dossiers validés, pièces et cotisation comprises : c'est la seule base qui donne une projection honnête.
LicenceClub compte vos renouvellements en temps réel, catégorie par catégorie, et relance ceux qui manquent à l'appel avant la clôture.
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