LicenceClub ou le tableur partagé : que choisir pour suivre les licences de son club ?

Ce qu'un tableur fait très bien

Le tableur a un mérite que l'on oublie souvent : tout le monde sait l'ouvrir. Un secrétaire qui reprend le bureau en cours de saison retrouve ses repères en quelques minutes, sans formation. Le fichier ne coûte rien, se copie sur une clé, se lit hors connexion dans un gymnase sans réseau et se plie à toutes les habitudes locales : une colonne pour la taille de maillot, une autre pour le covoiturage, une couleur pour les familles nombreuses.

• aucun abonnement ni compte à créer, le fichier appartient au club ;
• colonnes et onglets entièrement libres, adaptés aux usages du bureau ;
• tris et filtres suffisants pour un club d'une cinquantaine d'adhérents ;
• export immédiat vers le format demandé par la fédération, si les colonnes ont été prévues.

Pour un petit club à section unique, tenu par une personne rigoureuse qui reste plusieurs saisons, un tableur bien construit reste une réponse parfaitement défendable. Le problème n'est pas l'outil, c'est le moment où il cesse d'être unique.

Là où le tableur se fissure

La fissure apparaît presque toujours au même endroit : le partage. Le fichier part par mail au trésorier, qui pointe les chèques dans sa copie, pendant que le secrétaire complète les certificats dans la sienne. Deux semaines plus tard, les deux versions se contredisent et personne ne sait qui a relancé qui. Nous détaillons ce mécanisme dans pourquoi numériser la gestion des licences plutôt que rester sur des tableurs partagés.

• les relances restent manuelles : retrouver l'adhérent, vérifier son statut, écrire le message, noter qu'on l'a envoyé ;
• les pièces jointes vivent ailleurs, dans une boîte mail ou un dossier partagé, sans lien fiable avec la ligne du tableur ;
• les certificats médicaux, qui sont des données de santé, circulent dans un fichier souvent sans mot de passe ;
• le savoir-faire tient dans la tête de la personne qui a construit le fichier, et part avec elle.

L'estimateur de temps bénévole de campagne permet de mesurer ce que coûte réellement cette organisation : le poste des relances manuelles est en général le premier de la liste, et c'est le seul qui disparaît presque entièrement avec un envoi automatique.

Ce que LicenceClub change, et ce qu'il ne change pas

LicenceClub part du même point que le tableur : une liste d'adhérents importée telle quelle. La différence tient à trois mécanismes. Une base unique, consultée par tout le bureau sans versions parallèles. Un statut par pièce et par cotisation, visible sur chaque dossier. Des relances qui partent seules aux adhérents dont le dossier est incomplet, aux dates que le bureau a fixées. La campagne de renouvellement de rentrée se suit alors au lieu de se subir.

Il faut être honnête sur le reste. LicenceClub demande un abonnement mensuel, une connexion et le temps d'une soirée pour s'installer. Il ne remplace pas l'espace de la fédération, où l'affiliation continue de se faire. Il est moins souple qu'un tableur pour les usages très particuliers d'un club : si votre organisation repose sur une colonne que personne d'autre n'aurait imaginée, le tableur la crée en dix secondes, un logiciel dédié devra la prévoir dans ses champs.

Le passage de l'un à l'autre

Rien n'oblige à tout basculer d'un coup. Un club prudent importe sa liste actuelle, lance sa prochaine campagne de renouvellement dans l'outil et garde son tableur en lecture pour l'historique. Si l'essai ne convient pas, l'export ramène les données dans un fichier. Le vrai risque est ailleurs : continuer sur un tableur qui a déjà montré ses contradictions, par habitude, jusqu'à la saison où la personne qui le tient quitte le bureau.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict